Comunicação via e-mail

Mande e-mails de maneira objetiva

A comunicação por meio digital virou um dos atrativos no mundo corporativo. O correio eletrônico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de informações e de documentos.

Porém o uso do e-mail da mesma forma que facilita o dia-a-dia dos usuários, quando usado indevidamente, pode tornar inconveniente e diminuir a produtividade.

No meio corporativo a linguagem usada é sempre a formal, requer cuidados de clareza, simplicidade, coerência e coesão entre as ideias. Atenção também para o tratamento dado a cada destinatário e feche de acordo com a formalidade do cargo.

Ao escrever comece sempre com o vocativo seguido de vírgula, desenvolva o assunto na ordem: introdução, desenvolvimento e conclusão, ou seja, comece com o assunto principal, forneça os detalhes e finalize.  Não use chavões que já caíram em desuso, vá direto ao ponto.

Escreva parágrafos curtos, escolha uma fonte que facilite a leitura, se precisar enumerar itens use marcador. Nos textos que informam data, hora e local coloque os itens um embaixo do outro, pois no meio pode passar despercebido.

Cuide da estética do seu texto, todos gostam de organização, não mande mensagens enormes, sem justificar, sem espaço entre os parágrafos, sem pontuação, vocativo e fechamento.

Faça uma revisão criteriosa antes de apertar a tecla enviar, principalmente verifique se está claro e sem duplo sentido.

O campo assunto deve ser preenchido de maneira atrativa, que chame a atenção do leitor para que seu e-mail seja lido, da mesma forma quando encaminhar um arquivo de anexo deve ser informado no texto.

Você pode incluir uma “assinatura” em todos os e-mails que enviar, um pequeno texto de uma ou duas linhas com suas informações de contado, nome, cargo, setor e telefone. O leitor quer saber quem está enviando a mensagem e para quem responder.

Nunca envie e-mails com assuntos confidenciais, difamatório ou preconceituoso, lembre-se que após o envio perde-se o controle e a mensagens pode passar por várias pessoas.

Para nos comunicar com clareza e eficiência, devemos entender que somos todos diferentes na maneira como percebemos o mundo e usar esse entendimento como um guia para nossa comunicação com os outros” Anthony Robbins, Poder sem limites

Judith da paixão Vieira
Secretária executiva/professora
Visão Consultoria e Treinamentos
www.visaoconsultoriadf.com.br

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